履歴書や職務経歴書など個人情報書類にパスワードをかけてメールで送る
転職活動の際にインターネットを活用する方も多いと思います。企業側もまずメールで履歴書などを送るように指示している場合が多々あります。
とはいえ、履歴書は個人情報の詳細を記載した文書なので、
できるだけ機密が保護されるようにしたい
と思います。
そこで、
パスワードを設定して送る
というのが通常行われている方法です。また、そのようにすることで、採用者に対しても、機密保護に対する応募者の意識を示すことができるとも考えられています。
ポイントは、1．パスワードの設定の仕方、2．パスワードの送付の仕方です。
1．パスワードの設定の仕方
（1）パスワードを文書自体に設定する方法
この方法にすると、受け取った担当者としては、文書を開くたびにパスワードを求められます。これはかなり煩わしいですし、かといってパスワードの設定を解除する手間もかけたくないことでしょう。
（2）フォルダにパスワードを設定する方法
メリット：メール送信時はパスワードで保護することができる。かつzipファイルを展開した後は、パスワードの設定されていない文書を利用できる。
Windows7以降では、フォルダにパスワードを付けることができないため、何らかのソフトを自分でインストールする必要があります。
Lhaplusをインストールする
フォルダにパスワードを付けて圧縮する際に多くの皆さんが利用しているソフトのようです。わたしも使用しています。窓の杜などで簡単にダウンロードできます。
Lphaplusでパスワードを設定する
かなり簡単です。
まずエクスプローラ上で、必要な文書を入れたフォルダを準備します。たとえば、履歴書と職務経歴書の二つの書類を送りたい場合、二つとも入れて大丈夫です。
エクスプローラ上で、そのフォルダを右クリックし、圧縮のところにカーソルを合わせると「.zip(pass)」という表示が出ます ↓↓↓
「.zip(pass)」をクリックすると、パスワードを設定するよう求められますので、入力するとパスワード付きのzipファイルが保存されます。
つまり特にLhaplusを起動させなくても、インストールしたら、このような操作ができるようになっているということです。
保存されたzipファイルをダブルクリックして開こうとするとパスワードが求められますので、先ほど設定したパスワードを入力するとフォルダの中のファイルを見ることができます。
ちなみに7-zipというソフトは？
このソフトでもzipファイルにパスワードを設定できるという説明があります。ただ、試したみた範囲では、フォルダやzipファイルにパスワードをかけるのではなく、zipファイルに入れた文書すべてに同じパスワードをかけることができるというのが実際の状況のようです。
つまり、各文書を開くたびにパスワードを入力しなければならないということになります。それで、今回の目的にはかなっていないということになります。
2．パスワードの送付の仕方
パスワードを設定したからには、パスワードは書類と別個に送らなければ意味がありません。それで、
まず書類の入ったzipファイルを送付する
件名は、もし履歴書であれば、たとえば次のように入れます。
・○○職応募の件／履歴書添付（氏名）
・履歴書等送付の件（氏名）
次にパスワードを送付する
件名は次のようにできます。
・パスワードの件（氏名）
・【パスワード】履歴書ご送付の件（氏名）
こうすることで、パスワードをかけずにそのまま送るよりは、比較的安全に個人情報記載の書類をメールで送信できます。
以上でした。
